1. Общие положения

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет служебные обязанности, права, функциональные зоны ответственности и стандарты работы администратора (включая должности: офис-менеджер, секретарь-референт, администратор зоны ресепшн / входной группы, помощник руководителя) (далее — Работник).

1.2. Должность администратора относится к категории специалистов административно-хозяйственного и документационного обеспечения управления.

1.3. Назначение на должность и освобождение от нее осуществляется приказом Генерального директора компании.

1.4. Администратор непосредственно подчиняется Исполнительному директору / Руководителю административного департамента / Генеральному директору.

1.5. На период отсутствия администратора (командировка, отпуск, болезнь) его обязанности возлагаются на ассистента отдела или секретаря с оформлением соответствующего приказа.

1.6. В своей работе администратор (офис-менеджер) руководствуется:

• Трудовым кодексом РФ, Федеральным законом № 152-ФЗ «О персональных данных»;
• ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»;
• Профессиональным стандартом 07.002 «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» (утв. Приказом Минтруда РФ № 395н);
• Правилами внутреннего трудового распорядка (ПВТР), корпоративным кодексом деловой этики и регламентами пропускного режима компании.

2. Квалификационные требования к должности

2.1. Требования к образованию: Высшее образование (бакалавриат, специалитет) или среднее профессиональное образование по специальностям: «Документоведение и архивоведение», «Менеджмент», «Гостиничное дело», «Филология/Лингвистика» либо гуманитарное образование с курсами делопроизводства.

2.2. Требования к опыту работы: Для высшего образования — без опыта или стаж работы от 6 месяцев; для СПО — стаж административной работы в офисе от 1 года.

2.3. Администратор (офис-менеджер / секретарь) должен знать:

• Правила делопроизводства, основы архивного дела, порядок регистрации входящей, исходящей и внутренней корреспонденции;
• Стандарты составления деловых писем, приказов, распоряжений, протоколов совещаний и служебных записок;
• Правила делового телефонного этикета, протокол ведения переговоров и приема VIP-делегаций и гостей;
• Основы тайм-менеджмента, правила планирования рабочего графика руководителя (календарь встреч в MS Outlook / Google Calendar);
• Уверенное владение пакетом офисных программ: MS Word, MS Excel, PowerPoint, системами электронного документооборота (1С:Документооборот, Directum, СБИС, Диадок);
• Принципы организации жизнеобеспечения офиса: порядок заказа канцелярских товаров, расходных материалов, питьевой воды, хозяйственных товаров и сервисного обслуживания оргтехники;
• Основы бюджетирования административно-хозяйственных расходов (АХО);
• Грамотную устную и письменную русскую речь (желательно знание делового английского языка на уровне Intermediate и выше).

Справочные данные классификаторов должности

3. Должностные и служебные обязанности

Для бесперебойного функционирования офиса и эффективной координации рабочих процессов администратор (офис-менеджер) выполняет:

3.1. Документационное обеспечение и делопроизводство:

• Принимает, регистрирует в журналах СЭД и распределяет по подразделениям входящую/исходящую корреспонденцию (письма, претензии, договоры, счета, курьерскую почту).
• Оформляет приказы по основной деятельности, распоряжения генерального директора, доверенности на сотрудников в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016.
• Контролирует сроки исполнения сотрудниками поручений и резолюций Генерального директора.
• Осуществляет отправку почтовой корреспонденции через АО «Почта России», курьерские службы (СДЭК, Major, DHL) с подготовкой реестров и накладных.
• Формирует дела, организует оперативное хранение документов и их передачу в архив организации.

3.2. Жизнеобеспечение и администрирование офиса:

• Осуществляет мониторинг состояния офисных помещений, переговорных комнат, кофе-поинтов, следит за порядком и чистотой (координирует работу клининговой службы).
• Формирует заявки, заключает договоры и контролирует поставку канцтоваров, бумаги, картриджей, чая, кофе, снеков, хозтоваров и питьевой воды.
• Организует своевременное техническое обслуживание и ремонт оргтехники (МФУ, плоттеров, кофемашин, кондиционеров).
• Ведет учет административно-хозяйственных расходов, проверяет закрывающие документы от поставщиков (акты, УПД) и передает их в бухгалтерию.

3.3. Прием посетителей и организация представительских мероприятий:

• Встречает клиентов, партнеров и кандидатов на собеседования, обеспечивает соблюдение регламента пропускного режима.
• Организует подготовку переговорных комнат к совещаниям (настройка проектора, видео-конференц-связи Zoom/Телемост, подача напитков).
• Принимает и переадресует входящие телефонные звонки на центральный номер компании.
• Осуществляет Travel-поддержку (бронирование авиа/жд билетов, гостиниц, оформление командировочных удостоверений и трансферов для руководства и сотрудников).

4. Права работника

Администратор (офис-менеджер) имеет право:

• Запрашивать у руководителей всех отделов информацию и документы, необходимые для выполнения поручений генерального директора.
• Требовать от сотрудников компании соблюдения регламентов работы офиса, бережного отношения к мебели, оргтехнике и соблюдения чистоты на рабочих местах.
• Возвращать исполнителям на доработку документы, составленные с нарушением правил корпоративного делопроизводства и ГОСТ.
• Самостоятельно выбирать поставщиков канцтоваров и услуг в пределах утвержденного бюджета АХО на основе мониторинга рыночных цен.
• Знакомиться с проектами решений руководства, касающимися материально-технического обеспечения офиса.

5. Ответственность

Администратор несет ответственность за:

• Разглашение конфиденциальных сведений: утечку коммерческой тайны, персональных данных сотрудников и партнеров компании (ст. 13.11 КоАП РФ, ст. 81 п. 6 «в» ТК РФ).
• Утрату документов: за потерю оригиналов входящих писем, исполнительных листов, договоров или срыв сроков их передачи руководителям.
• Срыв обеспечения офиса: простои в работе офиса из-за несвоевременного заказа бумаги, блокировки интернета или неоплаты счетов за телефонию/клининг.
• Некорректное общение: нарушение правил делового этикета при общении с ключевыми клиентами компании.

6. Взаимодействие и KPI

6.1. Матрица коммуникаций: взаимодействует со всеми подразделениями компании по административным вопросам, с бухгалтерией по первичным документам АХО, с IT-отделом по настройке оргтехники, со сторонними службами доставки и арендодателем БЦ.

6.2. Ключевые показатели эффективности (KPI):

• Своевременность обработки документации: 100% регистрация и доставка писем адресатам в день поступления.
• Бесперебойность офиса: 0 случаев нехватки расходных материалов и канцтоваров.
• Соблюдение бюджета АХО: отсутствие перерасхода лимитов денежных средств.
• Исполнительская дисциплина: отсутствие просрочек по контрольным поручениям руководства.