1. Общие положения

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет обязанности, права и ответственность бухгалтера по первичной документации (включая наименования: бухгалтер на первичку, бухгалтер участка поступления ТМЦ и услуг, бухгалтер-оператор 1С/ЭДО) в финансово-бухгалтерской службе предприятия.

1.2. Должность относится к категории специалистов бухгалтерского учета первичного звена (5-й квалификационный уровень по профстандарту).

1.3. Назначение на должность и увольнение производятся приказом Генерального директора по представлению Главного бухгалтера компании.

1.4. Бухгалтер по первичной документации непосредственно подчиняется Главному бухгалтеру (или Заместителю главного бухгалтера / Старшему бухгалтеру материального стола).

1.5. В своей служебной деятельности бухгалтер руководствуется:

• Федеральным законом № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (в особенности ст. 9 «Первичные учетные документы»);
• Налоговым кодексом РФ (в части требований к счетам-фактурам и УПД, ст. 169 НК РФ);
• Федеральными стандартами бухгалтерского учета (ФСБУ 5/2019 «Запасы», ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете»);
• Профессиональным стандартом 08.002 «Бухгалтер» (утв. Приказом Минтруда РФ № 103н);
• Учетной политикой организации и графиком документооборота.

2. Квалификационные требования к должности

2.1. Требования к образованию: Среднее профессиональное образование по направлению «Экономика и бухгалтерский учет» либо высшее экономическое образование (допускается неоконченное высшее образование / студенты старших курсов профильных вузов).

2.2. Требования к стажу: Без предъявления требований к стажу работы (или опыт работы на первичном учете / оператором 1С от 6 месяцев).

2.3. Бухгалтер по первичной документации должен знать:

• Обязательные реквизиты первичных учетных документов согласно ст. 9 ФЗ-402 (наименование документа, дата, название юрлица, суть факта хозяйственной жизни, подписи с расшифровкой);
• Формы типовых документов: Универсальный передаточный документ (УПД со статусом 1 и 2), товарная накладная ТОРГ-12, акт сдачи-приемки оказанных услуг, товарно-транспортная накладная (ТТН / транспортная накладная), авансовые отчеты, доверенности М-2;
• Правила работы в системах электронного документооборота (ЭДО: СБИС, Диадок, 1С-ЭДО) с использованием усиленных квалифицированных электронных подписей (УКЭП);
• План счетов бухгалтерского учета и типовые проводки по участкам: счета 10, 20, 26, 41, 44, 60, 62, 71, 76;
• Порядок проведения сверок взаиморасчетов с поставщиками и покупателями (акты сверок);
• Правила формирования архивных дел, номенклатуры дел и подготовки документов к налоговым и аудиторским проверкам.

Справочные данные классификаторов должности

3. Должностные и учетные обязанности

Бухгалтер по первичной документации выполняет следующие обязанности:

3.1. Приемка, проверка и ввод первичных документов:

• Осуществляет ежедневный прием входящей первичной документации от поставщиков (товары, материалы, услуги, аренда) на бумажных носителях и через системы ЭДО (Диадок, СБИС, 1С-ЭДО).
• Проводит тщательную проверку документов на наличие обязательных реквизитов, подписей уполномоченных лиц, печатей, правильности указания ИНН, КПП и банковских реквизитов компании.
• Оперативно заносит данные документов в учетную систему 1С:Бухгалтерия 8.3 / 1С:ERP (создание документов: «Поступление товаров и услуг», «Поступление доп. расходов», «ГТД по импорту»).
• Контролирует соответствие цен, номенклатуры и количества фактически поступивших ТМЦ условиям заключенных договоров и спецификаций.

3.2. Контроль дебиторской/кредиторской задолженности и сверки:

• Формирует и направляет акты сверок взаиморасчетов контрагентам; выявляет расхождения, проводит поиск потерянных документов.
• Ведет реестр отсутствующих оригиналов документов («журнал дефектуры»), взаимодействует с менеджерами отделов закупок и продаж для оперативного сбора оригиналов от поставщиков.

3.3. Архивация и подготовка к проверкам:

• Формирует архив бухгалтерских документов: сшивка, нумерация, подшивка в папки по хронологии и номерам журналов-ордеров в соответствии с ФСБУ 27/2021.
• Осуществляет подбор копий первичных документов по требованиям ИФНС в рамках камеральных и встречных налоговых проверок (ст. 93, 93.1 НК РФ).

4. Права работника

Бухгалтер по первичной документации имеет право:

• Не принимать к учету первичные документы, оформленные с нарушением законодательства РФ (нечитаемые сканы, отсутствие подписей, исправления без заверения) до предоставления надлежащего исправленного оригинала/УПД.
• Требовать от сотрудников коммерческого отдела, отдела логистики и подотчетных лиц своевременной сдачи первичных документов согласно утвержденному графику документооборота.
• Вносить предложения Главному бухгалтеру по переводу поставщиков на электронный документооборот (ЭДО) для ускорения обработки.

5. Ответственность

Бухгалтер несет ответственность за:

• Ошибки и задержки ввода данных: несвоевременный ввод документов, повлекший искажение книги покупок, книги продаж или налоговых деклараций (НДС, налог на прибыль).
• Прием фиктивных или недействительных документов: повлекший отказ налоговых органов в вычетах по НДС и признании расходов (ст. 122 НК РФ).
• Утрату или порчу оригиналов первичных документов: находящихся на обработке.

6. Взаимодействие по должности

6.1. С Главным бухгалтером: отчитывается о закрытии месяца, передает реестры несданных документов.

6.2. С менеджерами по закупкам и логистами: координирует получение закрывающих документов от транспортных компаний и поставщиков.

6.3. С контрагентами: взаимодействует по вопросам исправления ошибок в УПД и подписания актов сверок.

7. Показатели эффективности деятельности (KPI) в 2026 году

• Оперативность обработки: ввод входящих первичных документов в базу 1С в течение 24 часов с момента получения.
• Сбор оригиналов: наличие не менее 98% подписанных оригиналов документов (или подписанных в ЭДО) к моменту закрытия отчетного периода (квартала).
• Точность сверок: 100% подписанных актов сверок с ключевыми контрагентами без неурегулированных расхождений.