1. Общие положения

1.1. Настоящая должностная инструкция регламентирует трудовые обязанности, права и ответственность документоведа (специалиста по документационному обеспечению управления / делопроизводителя / архивариуса) на 2026 год.

1.2. Должность документоведа относится к категории специалистов административно-управленческого аппарата.

1.3. Назначение на должность и увольнение производятся приказом Генерального директора по представлению Руководителя службы ДОУ / Управляющего делами.

1.4. Документовед непосредственно подчиняется Начальнику канцелярии / Руководителю службы документационного обеспечения управления (ДОУ).

1.5. В своей работе специалист руководствуется ФЗ № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ», ФЗ № 152-ФЗ «О персональных данных», ГОСТ Р 7.0.97-2016 (Требования к оформлению документов), Профессиональным стандартом 07.002 и ПВТР организации на 2026 год.

2. Квалификационные требования

2.1. Образование: Высшее или среднее профессиональное образование по направлениям «Документоведение и архивоведение», «Государственное и муниципальное управление», «Юриспруденция» или «Менеджмент» без обязательного требования к стажу либо любое профессиональное образование со стажем работы в канцелярии/секретариате от 1 года.

2.2. Документовед (делопроизводитель) должен знать:

• Нормативные правовые акты, методические материалы по организации делопроизводства и архивному делу;
• Правила составления, согласования и оформления всех видов управленческой документации (приказы, распоряжения, протоколы, служебные записки, доверенности);
• ГОСТ Р 7.0.97-2016 в части состава и правил расположения обязательных реквизитов документов;
• Принципы функционирования систем электронного документооборота (СЭД: 1С:Документооборот, Directum RX, Тезис, СБИС, Диадок);
• Правила разработки и ведения номенклатуры дел организации, формирования и сдачи дел в архив, составления описей постоянного и временного хранения;
• Порядок защиты конфиденциальной информации и персональных данных при работе с документами.

Справочные классификаторы должности

3. Должностные обязанности

Документовед в 2026 году выполняет следующие функции:

3.1. Организация документооборота:

• Осуществляет прием, первичную обработку, регистрацию, учет и распределение входящей, исходящей и внутренней корреспонденции в СЭД.
• Проверяет правильность оформления проектов приказов, положений и распоряжений руководства на соответствие стандартам ГОСТ перед передачей на подпись.
• Контролирует соблюдение сроков исполнения документов и поручений руководства структурными подразделениями, формирует сводки об исполнительской дисциплине.
• Обеспечивает отправку исходящей корреспонденции почтовой связью, курьерскими службами и по каналам ЭДО с квалифицированной ЭЦП.

3.2. Архивное дело и сохранность:

• Разрабатывает сводную номенклатуру дел организации, контролирует правильность формирования дел в подразделениях.
• Проводит экспертизу ценности документов, подготовку дел к сдаче в архив организации, составляет акты на уничтожение документов с истекшими сроками хранения.
• Выдает архивные справки, копии и выписки из документов по официальным запросам.

4. Права работника

Документовед имеет право:

• Возвращать исполнителям на доработку документы, оформленные с нарушением ГОСТ Р 7.0.97-2016 и внутренних регламентов.
• Запрашивать у руководителей отделов сведения о ходе исполнения контрольных поручений руководства.
• Вносить предложения по совершенствованию СЭД и сокращению бумажного документооборота.

5. Ответственность

Документовед несет ответственность за:

• Утрату или порчу оригиналов документов: находящихся на регистрации или в архиве организации.
• Нарушение конфиденциальности: разглашение персональных данных сотрудников и сведений, составляющих коммерческую тайну.
• Срыв сроков регистрации: входящих претензий, повесток и запросов государственных органов.

6. Взаимодействие и показатели KPI

6.1. Взаимодействие: контактирует со всеми подразделениями компании по вопросам документооборота, с юридической службой и Почтой России/курьерами.

6.2. KPI на 2026 год: процент документов, зарегистрированных день в день (100%), уровень исполнительской дисциплины по поручениям (> 98%), 0 нарушений требований Роскомнадзора по защите персональных данных в документах.