1. Общие положения

1.1. Настоящая должностная инструкция устанавливает трудовые обязанности, полномочия, финансовую и организационную ответственность Event-менеджера (событийного менеджера / менеджера по организации мероприятий / event-продюсера).

1.2. Должность относится к категории специалистов / руководителей проектов в сфере маркетинговых коммуникаций и организации событий.

1.3. Назначение на должность и освобождение от нее осуществляется приказом Генерального директора компании.

1.4. Event-менеджер непосредственно подчиняется Директору по маркетингу / Руководителю event-отдела / Генеральному продюсеру.

1.5. В своей деятельности руководствуется Гражданским кодексом РФ (договоры подряда и возмездного оказания услуг), законами о рекламе и защите прав потребителей, правилами пожарной безопасности при проведении массовых мероприятий.

2. Квалификационные требования к специальности

2.1. Образование: Высшее образование (менеджмент, маркетинг, PR, реклама, продюсирование, режиссура, социология).

2.2. Опыт работы: Стаж работы в сфере организации корпоративных, деловых (B2B/MICE) или частных мероприятий не менее 1–2 лет.

2.3. Event-менеджер должен знать:

• Полный цикл организации мероприятий: бриф, концепция, смета, подбор площадки, режиссура, логистика, реализация (монтаж/демонтаж), пост-продакшн;
• Рынок event-подрядчиков: кейтеринг, декор, технический продакшн (свет/звук/LED-экраны/сцена), артисты, фото/видео, полиграфия;
• Методологию составления детальных смет (P&L проекта) и контроля маржинальности;
• Юридические аспекты заключения договоров с площадками и подрядчиками, закрывающие документы (акты, УПД);
• Правила безопасности на площадках: эвакуационные выходы, дежурство скорой помощи и МЧС, охрана массовых скоплений людей.

Справочные классификаторы профессии

3. Должностные обязанности

Event-менеджер выполняет следующие задачи:

3.1. Разработка концепции и бюджетирование:

• Принимает и анализирует бриф от клиента (внутреннего или внешнего), формирует креативную идею, сценарий и презентацию проекта.
• Рассчитывает детальную смету мероприятия, ведет переговоры по оптимизации цен с подрядчиками, защищает бюджет перед клиентом.
• Заключает договоры с подрядными организациями, контролирует выставление счетов и своевременность предоплат.

3.2. Подготовка и координация на площадке:

• Составляет технические задания и контролирует выполнение райдеров звезд, звукового и светового сетапа, застройки декораций.
• Формирует поминутный тайминг-план для всех служб (монтаж, саундчек, кейтеринг, регистрация, программа, демонтаж).
• Лично присутствует на площадке, координирует работу команды координаторов, ведущего, артистов, кейтеринга и службы безопасности.
• Мгновенно решает любые внештатные ситуации (отключение электричества, задержка трансферов, капризы артистов, погодные изменения).

3.3. Финализация проекта:

• Контролирует аккуратный демонтаж конструкций без повреждения интерьеров площадки.
• Собирает обратную связь от заказчика, подписывает закрывающие акты, сводит финальный бюджет проекта.

4. Права работника

Event-менеджер имеет право:

• Требовать от подрядчиков строгого соблюдения сроков монтажа и штрафовать их за срыв техрайдера по условиям договоров.
• Останавливать монтажные работы при нарушении техники безопасности рабочими (отсутствие страховочных поясов на фермах).
• Принимать оперативные решения по замене подрядчиков при форс-мажорах.

5. Ответственность

Event-менеджер несет ответственность за:

• Превышение бюджета (кассовый разрыв): несанкционированные перерасходы средств сверх утвержденной сметы.
• Срыв сроков готовности площадки: неготовность зала к приходу гостей.
• Ущерб имуществу площадки: поломку оборудования и повреждение стен декораторами или гостями.

6. Взаимодействие и KPI

6.1. Взаимодействие: с заказчиком, техническим директором, дизайнерами, банкетными менеджерами, артистами, бухгалтерией.

6.2. KPI: маржинальность проектов (Gross Margin), оценка мероприятия заказчиком (CSAT > 95%), сдача площадки без штрафов за переработку времени (overtime).