1. Общие положения

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет профессиональные обязанности, права и персональную ответственность главного специалиста архивного отдела (архивиста / архивариуса / ведущего документоведа архива) на 2026 год.

1.2. Должность относится к категории ведущих специалистов документационного и информационного обеспечения.

1.3. Прием на работу и увольнение производятся приказом Руководителя организации по представлению Начальника архивного отдела (Руководителя службы ДОУ).

1.4. Главный специалист архивного отдела непосредственно подчиняется Начальнику архивного отдела или Руководителю аппарата управления.

1.5. В своей деятельности руководствуется Федеральным законом № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ», «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» (редакция 2026 года), перечнями типовых архивных документов с указанием сроков хранения и локальными актами.

2. Квалификационные требования к специальности

2.1. Образование: Высшее гуманитарное, историческое образование или образование по направлению «Документоведение и архивоведение» (для отдельных категорий допускается среднее специальное архивное образование при стаже работы от 3 лет).

2.2. Опыт работы: Стаж работы в архивах предприятий, государственных/муниципальных архивах или подразделениях документационного обеспечения управления не менее 2 лет.

2.3. Профессиональные компетенции: Знание автоматизированных информационных систем архивного дела (АИС ЭА), форматов долгосрочного хранения электронных подлинников документов (PDF/A, XML), правил обеспечения нормативных режимов хранения документов на различных носителях.

2.4. Главный специалист архивного отдела должен знать:

• Нормативные правовые акты в области комплектования, учета, хранения и использования архивных фондов 2026 года;
• Порядок проведения экспертизы научной и практической ценности документов;
• Правила составления сводных описей дел постоянного хранения, временного хранения и дел по личному составу;
• Порядок оформления дел, переплетных и реставрационных работ, шифровки архивных коробов и топографических указателей;
• Порядок выделения к уничтожению и утилизации документов и дел с истекшими сроками хранения;
• Порядок исполнения социально-правовых и тематических запросов граждан и организаций (подтверждение трудового стажа, льгот, заработной платы).

Справочные данные классификаторов профессии

3. Должностные обязанности

Главный специалист архивного отдела выполняет следующие должностные задачи:

3.1. Комплектование, учет и обеспечение сохранности архивных фондов:

• Организует прием документов постоянного хранения, долговременного хранения и документов по личному составу от структурных подразделений компании в архив.
• Контролирует правильность формирования и оформления дел при их подготовке к передаче в архив структурными подразделениями в соответствии с номенклатурой дел.
• Составляет и ведет основные учетные документы архива: книги учета поступления и выбытия дел, списки фондов, листы фондов, сводные описи дел и реестры электронных документов.
• Обеспечивает строгое соблюдение нормативных условий хранения документов: контролирует температурно-влажностный режим, освещенность, санитарно-гигиенические условия и пожарную безопасность архивохранилища.
• Проводит плановые проверки наличия и физического состояния архивных документов (не реже 1 раза в 5 лет).

3.2. Экспертиза ценности, использование документов и ответы на запросы:

• Участвует в работе Центральной экспертной комиссии (ЦЭК / ЭК) организации по проведению экспертизы ценности управленческой и кадровой документации.
• Оформляет акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, с истекшими сроками хранения и контролирует их конфиденциальное уничтожение (шредирование/утилизацию).
• Осуществляет оперативный поиск, выдачу дел во временное пользование сотрудникам подразделений, ведет картотеку выдачи дел.
• Исполняет запросы граждан и государственных органов социально-правового характера (подготовка архивных справок, выписок, копий приказов о стаже и зарплате).
• Участвует в процессах оцифровки бумажного фонда и наполнении электронного архива с верификацией метаданных.

4. Права работника

Главный специалист архивного отдела имеет право:

• Не принимать в архив дела, сформированные и оформленные с нарушением единых правил делопроизводства и стандартов Росархива.
• Требовать от руководителей отделов возврата дел, выданных из архива во временное пользование, по истечении установленного срока.
• Вносить предложения по совершенствованию условий хранения архивных документов, оснащению архива современными стеллажами и климатическим оборудованием.
• Представлять заключения экспертной комиссии о невозможности уничтожения отдельных видов документов.

5. Ответственность

Главный специалист архивного отдела несет ответственность за:

• Утрату или порчу архивных дел: утрату документов Архивного фонда РФ, постоянного хранения или документов по личному составу (ст. 13.20 КоАП РФ).
• Преждевременное незаконное уничтожение документов: уничтожение документов до истечения установленных законодательством сроков их хранения.
• Нарушение температурно-влажностного режима: приведшее к поражению документов плесенью, выцветанию или физическому разрушению бумаги.
• Разглашение персональных данных: и сведений конфиденциального характера, содержащихся в архивных делах (ст. 13.11 КоАП РФ).

6. Показатели эффективности (KPI 2026)

• 100% своевременность и точность исполнения поступающих социально-правовых и тематических запросов (в срок до 15–30 дней);
• 0 фактов утери, утраты или физического повреждения документов архивного фонда;
• Своевременное составление и утверждение годовых описей дел на заседаниях экспертной комиссии;
• Выполнение графика плановой оцифровки и внесения документов в систему электронного архива.