1. Общие положения

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет должностные обязанности, права, правила оформления первичных учетных документов и ответственность оператора 1C (включая квалификации: оператор базы данных 1С, оператор ввода данных / оператор ПК, учетчик первичной документации, оператор товарного учета / склада) (далее — Работник).

1.2. Должность оператора 1С относится к категории технических исполнителей / служащих учетного сектора.

1.3. Прием на работу и увольнение оператора 1С производится приказом Генерального директора по представлению Главного бухгалтера или Руководителя складского комплекса / Начальника отдела логистики.

1.4. Оператор 1С непосредственно подчиняется Главному бухгалтеру (Старшему бухгалтеру / Заведующему складом / Начальнику отдела документооборота).

1.5. В своей служебной деятельности оператор 1С руководствуется:

• Трудовым кодексом РФ, Федеральным законом № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (в части требований к оформлению первичных документов);
• Правилами оформления и оборота электронных документов (ЭДО через Диадок, СБИС, 1С-ЭДО);
• Инструкциями по работе в конфигурациях 1С:Предприятие (1С:Управление торговлей, 1С:Бухгалтерия, 1С:ERP, 1С:Комплексная автоматизация, 1С:УНФ, 1С:Склад);
• Регламентами архивного хранения документов, правилами внутреннего трудового распорядка и защиты коммерческой тайны.

2. Квалификационные требования к специальности

2.1. Требования к образованию: Среднее профессиональное (экономическое, финансовое, бухгалтерское или техническое) образование либо среднее общее образование и специализированные курсы по программе «1С:Предприятие 8.3».

2.2. Требования к опыту работы: Без предъявления требований к стажу или стаж работы с первичной документацией и базами данных от 6 месяцев.

2.3. Оператор 1С (учетчик) должен знать:

• Пользовательский функционал программных продуктов линейки «1С:Предприятие» версии 8.3;
• Правила оформления и проверки унифицированных форм первичной документации: товарных накладных (ТОРГ-12), универсальных передаточных документов (УПД), товарно-транспортных накладных (ТТН, 1-Т), транспортных накладных (ТРН), счетов-фактур, актов выполненных работ/оказанных услуг, приходно-расходных кассовых ордеров (ПКО/РКО);
• Порядок оприходования, списания, перемещения и резервирования товарно-материальных ценностей (ТМЦ);
• Правила создания карточек номенклатуры, установки цен, скидок, типов номенклатурных групп и единиц измерения;
• Основы систем маркировки «Честный ЗНАК» и работы с системами прослеживаемости товаров (ЕГАИС, Меркурий — при профильной специфике компании);
• Порядок формирования и архивации сличительных ведомостей при инвентаризациях (ИНВ-3, ИНВ-19);
• Методы быстрой десятипальцевой печати и правила безопасной работы с офисной оргтехникой (сканеры, скоростные принтеры, МФУ).

Справочные данные классификаторов должности

3. Должностные обязанности оператора 1С

Оператор 1С (оператор ввода данных / учетчик) выполняет следующие ежедневные функции:

3.1. Ввод и обработка первичной документации:

• Осуществляет непрерывный ввод в базу 1С первичных документов по поступлению, перемещению, возвратам и реализации товаров/сырья.
• Проверяет правильность заполнения реквизитов контрагентов (ИНН, КПП, расчетные счета), наличие обязательных подписей, печатей и соответствие цен договорам.
• Формирует пакеты отгрузочных документов (УПД, ТОРГ-12, транспортные накладные, пропуска, счета на оплату) для комплектовщиков склада и водителей-экспедиторов.
• Осуществляет проведение документов через системы электронного документооборота (ЭДО) с подписанием усиленной квалифицированной электронной подписью (ЭЦП) по доверенности.

3.2. Ведение справочников и номенклатурного учета:

• Заводит новые номенклатурные позиции в справочнике 1С с соблюдением правил артикуляции, штрихкодирования, весогабаритных характеристик и категорий.
• Проводит регулярную проверку справочников на наличие дублей контрагентов и номенклатуры, устраняет ошибки задвоения.
• Формирует акты сверок взаиморасчетов с поставщиками и покупателями по запросу бухгалтерии.

3.3. Участие в инвентаризациях и архивное дело:

• Формирует в 1С инвентаризационные описи и сличительные ведомости при проведении плановых и выборочных ревизий складов.
• Осуществляет разноску фактических остатков по итогам пересчета склада, формирует акты оприходования излишков и списания недостач/боя.
• Сортирует, подшивает и формирует архив бумажных оригиналов первичных документов по папкам отчетных периодов.

4. Права работника

Оператор 1С имеет право:

• Отказываться от проведения и ввода в базу 1С документов, имеющих следы исправлений, нечитаемые оттиски печатей или оформленных с нарушением ФЗ «О бухгалтерском учете».
• Требовать от менеджеров по продажам, снабженцев и кладовщиков своевременной передачи оригиналов накладных и актов.
• Запрашивать у системных администраторов и программистов 1С техническую помощь при сбоях в базе данных, зависании серверов или ошибках обмена.
• Вносить предложения руководству по доработке и автоматизации форм документов и ускорению процессов обработки данных в 1С.

5. Ответственность

Оператор 1С несет ответственность за:

• Ошибки ввода данных: искажение количества, цен, ставок НДС, артикулов или контрагентов, приведшее к кассовым разрывам, налоговым ошибкам или пересортице на складе.
• Нарушение сроков проведения документов: несвоевременное закрытие смен, задержку выписки документов на отгрузку транспорта.
• Утрату оригиналов документов: потерю первичных документов с подписями клиентов до момента передачи их в постоянный архив.
• Разглашение конфиденциальных данных: передачу третьим лицам сведений о ценах, клиентах, оборотах компании и персональных данных сотрудников (ст. 13.14 КоАП РФ).

6. Взаимодействие по должности

6.1. С Бухгалтерией: ежедневно передает обработанные и сверенные реестры первичных документов, запрашивает инструкции по спорным проводкам.

6.2. Со складом и логистикой: оперативно выписывает отгрузочные накладные, проводит акты расхождений (ТОРГ-2) при приемке грузов.

6.3. С отделом продаж: уведомляет менеджеров о блокировках отгрузок из-за дебиторской задолженности клиентов или отсутствия подписанных оригиналов УПД.

7. Показатели эффективности деятельности (KPI)

• Скорость обработки документов: норматив ввода накладных в базу (не позднее 30–60 минут с момента поступления документа).
• Точность ввода данных (Error Rate): процент безошибочно проведенных позиций не менее 99.8%.
• Полнота сбора оригиналов документов: наличие 100% подписанных оригиналов УПД/накладных к моменту закрытия налогового периода.
• Трудовая дисциплина: соблюдение графика смен и отсутствие простоев в работе отгрузочных рамп.