1. Общие положения

1.1. Настоящая должностная инструкция регламентирует трудовые функции, права и ответственность секретаря-референта (помощника руководителя / персонального ассистента / Executive Assistant) на 2026 год.

1.2. Должность относится к категории специалистов административного обеспечения руководящего состава компании.

1.3. Назначение и увольнение секретаря-референта осуществляются приказом Генерального директора компании.

1.4. Секретарь-референт непосредственно подчиняется Генеральному директору (или профильному топ-менеджеру).

1.5. В своей деятельности руководствуется нормами этики делового общения, ГОСТ Р 7.0.97-2016, профессиональным стандартом 07.002, регламентами защиты конфиденциальной информации и ПВТР организации на 2026 год.

2. Квалификационные требования к должности

2.1. Образование: Высшее образование (гуманитарное, лингвистическое, экономическое или юридическое) либо среднее профессиональное образование со специальной подготовкой по курсу «Секретарь-референт / Помощник руководителя».

2.2. Опыт работы: Стаж работы в сфере административного сопровождения первых лиц компании от 1–2 лет; свободное владение иностранным языком (при наличии международных партнеров).

2.3. Секретарь-референт должен знать:

• Основы административного менеджмента, делового протокола и этикета высшего звена;
• Правила планирования рабочего графика руководителя (тайм-менеджмент, ведение календарей Outlook/Google);
• Порядок подготовки и протоколирования совещаний Совета директоров, правлений и оперативок;
• Основы тревел-координации (бронирование VIP-залов, билетов, отелей, оформление виз и трансферов);
• Правила ведения конфиденциального делопроизводства и работы с документами с грифом «Коммерческая тайна»;
• Продвинутый уровень владения офисными пакетами (MS Office, PowerPoint, таблицы Excel, инструменты ИИ для суммаризации отчетов).

Справочные классификаторы должности

3. Должностные обязанности

Секретарь-референт в 2026 году осуществляет следующие трудовые обязанности:

3.1. Информационно-аналитическая и организационная поддержка:

• Ведет рабочий календарь руководителя: планирует встречи, переговоры, телефонные звонки, исключая накладки по времени.
• Осуществляет сбор, первичный анализ и фильтрацию аналитических материалов, отчетов и служебных записок, поступающих руководителю от директоров подразделений.
• Готовит презентационные материалы, доклады, тезисы к выступлениям и проекты резолюций для руководителя.
• Организует заседания, заседания комитетов и совещания: оповещает участников, готовит повестку, ведет и подписывает итоговые протоколы.

3.2. Представительская и тревел-деятельность:

• Организует прием посетителей в приемной руководителя с соблюдением стандартов гостеприимства и сервиса (чай, кофе, протокольные подарки).
• Осуществляет комплексную тревел-поддержку руководителя: бронирование авиа/жд билетов, отелей, трансферов, оформление командировочных удостоверений и авансовых отчетов.
• Контролирует своевременное исполнение поручений руководителя руководителями структурных подразделений.

4. Права работника

Секретарь-референт имеет право:

• Запрашивать от имени руководителя у любых подразделений компании материалы и информацию, необходимые для выполнения поручений.
• Возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением стандартов оформления перед передачей первому лицу.
• Принимать оперативные решения в пределах делегированных руководителем полномочий.

5. Ответственность

Секретарь-референт несет ответственность за:

• Разглашение конфиденциальной информации: сведений о личной жизни руководителя, стратегических планах и финансовых показателях (ст. 13.14 КоАП РФ, ст. 183 УК РФ).
• Срыв графика руководителя: накладки встреч, несвоевременное оповещение об изменениях в расписании.
• Несоблюдение делового этикета: при общении с VIP-клиентами, инвесторами и государственными органами.

6. Взаимодействие и показатели KPI

6.1. Взаимодействие: связующее звено между генеральным директором, топ-менеджерами, внешними партнерами и государственными органами.

6.2. KPI на 2026 год: 0 срывов встреч и перелетов руководителя, 100% точность протоколирования совещаний, своевременность контроля поручений (> 95%), высокая оценка комфорта взаимодействия со стороны первого лица.