1. Общие положения

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет трудовые функции, права и персональную ответственность секретаря руководителя (помощника руководителя / персонального ассистента / бизнес-ассистента) на 2026 год.

1.2. Должность относится к категории специалистов административно-управленческого аппарата организации.

1.3. Прием на работу и увольнение с должности производятся приказом Генерального директора компании по его личному решению.

1.4. Секретарь непосредственно подчиняется Генеральному директору компании.

1.5. В своей деятельности руководствуется регламентами делопроизводства (ГОСТ Р 7.0.97), внутренними протоколами деловой этики компании, Федеральным законом № 152-ФЗ «О персональных данных» и распоряжениями непосредственного руководителя по состоянию на 2026 год.

2. Квалификационные требования к специальности

2.1. Образование: Высшее или среднее профессиональное образование (гуманитарное, экономическое, лингвистическое или документационное).

2.2. Опыт работы: Опыт административной работы, работы помощником руководителя или секретарем приемной не менее 1–2 лет.

2.3. Секретарь руководителя (помощник) должен знать:

• Основы делового протокола, субординации, бизнес-этикета и правил ведения телефонных переговоров;
• Порядок ведения рабочего календаря топ-менеджера и технологии тайм-менеджмента;
• Правила подготовки, оформления и протоколирования совещаний, встреч и заседаний Совета директоров;
• Принципы организации комплексной тревел-поддержки (бронирование авиа/ж/д билетов, VIP-залов, отелей, трансферов);
• Инструменты цифрового офиса (СЭД, таск-трекеры, офисные пакеты, сервисы ВКС).

Справочные данные классификаторов профессии

3. Должностные обязанности

Секретарь руководителя выполняет следующие обязанности:

3.1. Тайм-менеджмент, протокол и координация руководителя:

• Ведет электронный рабочий график Генерального директора: координирует встречи, внешние визиты, совещания и телефонные звонки.
• Организует прием посетителей в приемной руководителя, обеспечивает соблюдение комфорта и стандартов делового гостеприимства.
• Осуществляет подготовку рабочих мест и материалов к совещаниям, ведет протоколирование встреч и фиксирует поручения.
• Обеспечивает контроль за своевременным исполнением поручений генерального директора топ-менеджерами и руководителями отделов.
• Организует деловые поездки руководителя (travel support «под ключ»): заказ билетов, бронирование гостиниц, оформление командировок.

3.2. Документационное обеспечение приемной:

• Осуществляет предварительный просмотр входящей корреспонденции на имя генерального директора, фильтрует спам и нецелевые запросы.
• Готовит проекты служебных писем, поздравлений, запросов и локальных распоряжений по указанию директора.
• Обеспечивает оперативное жизнеобеспечение кабинета руководителя и переговорных зон (канцтовары, представительские расходы, кейтеринг).

4. Права работника

Помощник руководителя имеет право:

• Запрашивать от имени руководителя у любых подразделений компании материалы, отчеты и справки, необходимые для принятия решений.
• Вносить корректировки в график внутренних совещаний руководителя по согласованию с ним.
• Отклонять несогласованные визиты посетителей и перенаправлять входящие звонки профильным заместителям.
• Участвовать в согласовании условий договоров с контрагентами по представительским и туристическим услугам.

5. Ответственность

Секретарь руководителя несет ответственность за:

• Срыв рабочего графика: накладки во встречах, пропуск важных переговоров по причине ошибок планирования календаря.
• Разглашение конфиденциальных сведений: утечку закрытой деловой и личной информации о руководителе компании (ст. 13.14 КоАП РФ).
• Утерю документов: переданных руководителю на подпись.
• Нарушение стандартов этики: некорректное общение с ключевыми партнерами и VIP-клиентами.

6. Показатели эффективности (KPI 2026)

• 0 срывов и накладок в рабочем графике и деловых поездках руководителя;
• Своевременное предоставление протоколов совещаний участникам в течение 24 часов;
• 100% выполнение поручений генерального директора подразделениями в установленные сроки (контрольная функция);
• Высокий уровень исполнительской дисциплины и конфиденциальности.