1. Общие положения

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет должностные обязанности, права и меру ответственности секретаря учебной части (диспетчера образовательного процесса / диспетчера по расписанию) на 2026 год.

1.2. Должность относится к категории учебно-вспомогательного персонала образовательного учреждения.

1.3. Прием на работу и увольнение производятся приказом руководителя образовательной организации по представлению Заместителя директора по учебной работе (проректора).

1.4. Секретарь учебной части (диспетчер) непосредственно подчиняется Начальнику учебного отдела / Заместителю директора по учебной работе.

1.5. В своей деятельности руководствуется Федеральным законом № 273-ФЗ «Об образовании в РФ», санитарными правилами СП 2.4.3648-20, ФГОС соответствующего уровня, регламентами ведения электронных журналов и расписания в 2026 году.

2. Квалификационные требования к специальности

2.1. Образование: Высшее или среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы (педагогическое, информационное или экономическое образование приветствуется).

2.2. Ограничения: Отсутствие судимости и запрета на педагогическую деятельность (ст. 331, 351.1 ТК РФ), наличие личной медицинской книжки.

2.3. Секретарь учебной части (диспетчер расписания) должен знать:

• Нормы СанПиН по допустимой учебной нагрузке и распределению предметов в течение учебной недели/семестра;
• Порядок составления расписаний учебных занятий, промежуточных и итоговых аттестаций (сессий);
• Специализированное программное обеспечение для автоматизированного составления расписания (1С:Колледж, 1С:Университет, «Ректор-Школа», «Шахты»);
• Порядок ведения личных дел обучающихся, студенческих билетов, зачетных книжек и журналов теоретического обучения;
• Правила работы с государственными цифровыми образовательными платформами (ФГИС «Моя школа», ЭПОС, электронные дневники).

Справочные данные классификаторов профессии

3. Должностные обязанности

Секретарь учебной части (диспетчер) осуществляет выполнение следующих задач:

3.1. Диспетчеризация учебного процесса и расписание:

• Составляет стабильное расписание учебных занятий, практик, зачетно-экзаменационных сессий и итоговой государственной аттестации (ГИА).
• Обеспечивает рациональное использование аудиторного фонда, специализированных лабораторий и компьютерных классов.
• Оперативно вносит изменения в расписание в связи с болезнью, командировками преподавателей или производственной необходимостью, своевременно доводит замены до педагогов и студентов.
• Контролирует соблюдение санитарных норм недельной нагрузки студентов/учащихся, предотвращает возникновение «окон» и перегрузок.
• Ведет ежедневный журнал учета замещенных и пропущенных часов учебных занятий, формирует табель учета учебной нагрузки преподавателей.

3.2. Ведение учебного делопроизводства:

• Оформляет и ведет личные дела студентов (учащихся), студенческие билеты, зачетные книжки, справки об обучении (форма справки 2026 года).
• Формирует академические ведомости, готовит сводные ведомости успеваемости по группам и курсам.
• Заполняет статистические формы отчетности (СПО-1, ВПО-1) в части контингента обучающихся.

4. Права работника

Секретарь учебной части имеет право:

• Требовать от профессорско-преподавательского состава своевременного информирования о невозможности проведения занятий и причинах отсутствия.
• Не допускать проведения незапланированных мероприятий в учебных аудиториях в часы проведения плановых занятий.
• Запрашивать у заведующих отделениями/кафедрами уточненные списки преподавателей и учебные планы направлений подготовки.
• Вносить предложения по совершенствованию программного обеспечения для диспетчеризации учебного процесса.

5. Ответственность

Секретарь учебной части несет ответственность за:

• Срывы занятий и накладки в аудиториях: назначение нескольких групп в одну аудиторию или одновременную занятость преподавателя.
• Нарушение норм СанПиН: в расписании (неправильное распределение сложности дисциплин, превышение предельной нагрузки).
• Ошибки в заполнении справок и ведомостей: искажение данных об успеваемости или статусе студента.
• Утрату личных дел обучающихся: и нарушение режима хранения персональных данных (ст. 13.11 КоАП РФ).

6. Показатели эффективности (KPI 2026)

• Своевременная публикация расписания занятий не позднее установленного локальным актом срока;
• 0 срывов учебных пар по вине диспетчера расписания;
• Оперативное (до начала занятий) оповещение групп и педагогов об изменениях и заменах;
• 100% точность учета фактически выполненных преподавателями учебных часов.