1. Общие положения

1.1. Настоящая должностная инструкция устанавливает функциональные обязанности, квалификационные требования, права и ответственность специалиста по кадрам (включая наименования: инспектор по кадрам, специалист по кадровому делопроизводству (КДП), HR-менеджер / менеджер по персоналу, ведущий специалист отдела кадров).

1.2. Должность относится к категории специалистов управления персоналом.

1.3. Прием на должность и увольнение производятся приказом Генерального директора компании по представлению Руководителя службы персонала (Директора по HR).

1.4. Специалист по кадрам непосредственно подчиняется Начальнику отдела кадров / Директору по управлению персоналом (в небольших организациях — напрямую Генеральному директору).

1.5. В своей деятельности специалист по кадрам руководствуется:

• Трудовым кодексом РФ, Федеральным законом № 152-ФЗ «О персональных данных», Федеральным законом № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе»;
• Профессиональным стандартом 07.003 «Специалист по управлению персоналом» (утв. Приказом Минтруда РФ № 109н);
• Правилами ведения и хранения трудовых книжек, формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде (ЕФС-1);
• Правилами внутреннего трудового распорядка (ПВТР), Положением о защите персональных данных сотрудников и Политикой оплаты труда компании.

2. Квалификационные требования к должности

2.1. Требования к образованию (по профстандарту 07.003):

• Высшее образование по направлению «Управление персоналом», «Менеджмент», «Юриспруденция» либо высшее образование любого профиля и дополнительное профессиональное образование (программы переподготовки по кадровому делопроизводству / HR-менеджменту);
• Среднее профессиональное образование и стаж работы по учету кадров не менее 1–3 лет.

2.2. Специалист по кадрам должен знать:

• Трудовое законодательство РФ, нормативные акты по оформлению приема, перевода, командирования, отпусков и увольнения работников;
• Порядок ведения воинского учета в организациях, бронирования граждан, пребывающих в запасе, и регламенты взаимодействия с военкоматами;
• Порядок заполнения и сдачи персонифицированной отчетности в Социальный фонд России (СФР) — подраздел 1.1 формы ЕФС-1;
• Правила работы в программе «1С:Зарплата и управление персоналом» (1С:ЗУП 8.3) и на портале «Работа в России» / Госуслуги;
• Порядок формирования и ведения личных дел, карточек Т-2, графиков отпусков, табелей учета рабочего времени (Т-12, Т-13);
• Методики подбора, адаптации, оценки и нематериальной мотивации персонала (для HR-менеджера);
• Правила хранения кадровых документов и передачи их в архив по нормам Росархива.

Справочные данные классификаторов

3. Должностные и кадровые обязанности

Специалист по кадрам выполняет следующий объем профессиональных задач:

3.1. Ведение кадрового делопроизводства (КДП):

• Оформляет прием, перевод, перемещение, поощрение и расторжение трудовых договоров с работниками в соответствии с ТК РФ и приказами руководства.
• Разрабатывает и заключает трудовые договоры, договоры о материальной ответственности и дополнительные соглашения к ним.
• Ведет электронный учет трудовой деятельности, своевременно направляет форму ЕФС-1 (СЗВ-ТД) в СФР не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа о приеме/увольнении.
• Формирует и ведет личные дела сотрудников, заполняет личные карточки, вносит изменения в персональные данные.
• Составляет и контролирует соблюдение ежегодного графика отпусков (ст. 123 ТК РФ), оформляет уведомления за 2 недели до начала отпуска.
• Ведет учет рабочего времени, проверяет и закрывает табели учета рабочего времени для передачи в бухгалтерию.

3.2. Ведение воинского учета:

• Осуществляет первичный сбор и сверку документов воинского учета у принимаемых сотрудников (военные билеты, удостоверения призывников).
• Направляет сведения о приеме и увольнении военнообязанных граждан в военные комиссариаты в 5-дневный срок.
• Проводит ежегодную сверку сведений о воинском учете с районными военкоматами.

3.3. Защита персональных данных и проверки ГИТ:

• Обеспечивает сбор согласий на обработку и распространение персональных данных (ФЗ-152), соблюдает режим конфиденциальности.
• Готовит кадровые документы к проверкам Государственной инспекции труда (ГИТ) и Прокуратуры.

4. Права работника

Специалист по кадрам имеет право:

• Требовать от соискателей и работников предоставления обязательных документов при трудоустройстве в соответствии со ст. 65 ТК РФ.
• Не принимать к оформлению документы, составленные с нарушением трудового законодательства или локальных актов компании.
• Запрашивать у руководителей структурных подразделений своевременное предоставление табелей, графиков сменности и объяснительных записок при нарушениях дисциплины.
• Вносить предложения руководству по оптимизации кадровых процедур, переходу на кадровый электронный документооборот (КЭДО).

5. Ответственность

Специалист по кадрам несет ответственность за:

• Нарушение сроков сдачи отчетов в СФР (ЕФС-1): штрафы на организацию и должностное лицо по ст. 15.33.2 КоАП РФ.
• Нарушения в сфере воинского учета: неуведомление военкоматов о приеме/увольнении военнообязанных (штрафы на организацию до 400 000 руб. по ст. 21.4 КоАП РФ).
• Нарушения правил обработки персональных данных: хранение избыточных копий паспортов, дипломов без согласий (штрафы по ст. 13.11 КоАП РФ).
• Незаконные увольнения: повлекшие восстановление сотрудника судом с выплатой вынужденного прогула по вине кадровика.

6. Взаимодействие и KPI

6.1. Связи: взаимодействует с бухгалтерией (по расчету зарплаты и больничных), юридическим отделом (по спорным увольнениям), руководителями цехов и отделов, военкоматами и СФР.

6.2. KPI: 0 штрафов от ГИТ и военкоматов по итогам проверок, 100% своевременная сдача кадровой отчетности в СФР, отсутствие трудовых споров, проигранных в суде из-за процедурных нарушений.