1. Общие положения

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет задачи, функциональные обязанности, права и персональную ответственность заместителя начальника отдела кадров на 2026 год.

1.2. Должность заместителя начальника отдела кадров относится к категории руководителей среднего звена в структуре дирекции по управлению персоналом (HR).

1.3. Прием на работу и освобождение от должности производятся приказом Генерального директора компании по представлению Директора по персоналу (Начальника отдела кадров).

1.4. Заместитель начальника отдела кадров непосредственно подчиняется Начальнику отдела кадров, а на период его отсутствия (отпуск, командировка, болезнь) исполняет его обязанности в полном объеме.

1.5. В своей деятельности руководствуется Трудовым кодексом РФ, Федеральным законом № 152-ФЗ «О персональных данных», законодательством о воинском учете, нормативными актами Социального фонда России (СФР) и локальными актами организации.

2. Квалификационные требования к специальности

2.1. Образование: Высшее образование (управление персоналом, юриспруденция, менеджмент или экономика) либо высшее образование и дополнительное профессиональное образование (профпереподготовка в сфере HR и кадрового делопроизводства).

2.2. Опыт работы: Стаж работы в сфере кадрового администрирования (КДП) и учета персонала не менее 3 лет, в том числе опыт руководства группой или отдельными направлениями кадров от 1 года.

2.3. Заместитель начальника отдела кадров должен знать:

• Трудовое законодательство РФ в актуальной редакции 2026 года и сложившуюся судебную практику по трудовым спорам;
• Порядок ведения учета кадров в автоматизированных системах (1С:ЗУП 8.3 КОРП) и информационных системах КЭДО;
• Правила подготовки и сдачи подразделов формы ЕФС-1 в СФР в строгие нормативные сроки;
• Порядок организации общего и специального воинского учета и бронирования граждан в запасе в 2026 году;
• Порядок разработки ЛНА (ПВТР, регламенты, графики отпусков, штатное расписание);
• Методологию проведения внутренних аудитов кадровой документации и защиты персональных данных (Роскомнадзор).

Справочные данные классификаторов профессии

3. Должностные обязанности

Заместитель начальника отдела кадров выполняет следующие функции:

3.1. Оперативное руководство кадровым учетом и КЭДО:

• Курирует ежедневную работу специалистов по кадрам: оформление приемов, переводов, отпусков, командировок, увольнений и привлечения к ответственности.
• Контролирует безупречное соблюдение сроков отправки кадровых сведений по форме ЕФС-1 в СФР (прием/увольнение — не позднее следующего рабочего дня).
• Обеспечивает юридически выверенное функционирование кадрового электронного документооборота (КЭДО), выпуск электронных подписей и маршрутизацию документов.
• Осуществляет методическую поддержку при составлении и утверждении графика ежегодных оплачиваемых отпусков, контролирует его исполнение.
• Проводит регулярный внутренний аудит личных дел сотрудников, трудовых книжек и журналов учета.

3.2. Воинский учет и взаимодействие с надзорными органами:

• Координирует ведение общего и специального воинского учета, направление сведений о военнообязанных в военкоматы в установленные сроки.
• Участвует в подготовке кадровой документации при проверках Государственной инспекции труда (ГИТ), прокуратуры и Роскомнадзора.

4. Права работника

Заместитель начальника отдела кадров имеет право:

• Визировать кадровые документы, приказы по личному составу и проекты локальных нормативных актов.
• Запрашивать у руководителей структурных подразделений табели учета рабочего времени и пояснительные записки по нарушениям дисциплины.
• Вносить предложения о распределении обязанностей между специалистами отдела и их премировании.

5. Ответственность

Заместитель начальника отдела кадров несет ответственность за:

• Срыв сроков отчетности в СФР: штрафы по ст. 15.33.2 КоАП РФ за просрочку сдачи подразделов ЕФС-1.
• Нарушение законодательства о труде: штрафы по ст. 5.27 КоАП РФ при проверках ГИТ.
• Сбои в системе воинского учета: административные санкции по ст. 21.4 КоАП РФ на должностное лицо.

6. Показатели эффективности (KPI 2026)

• 100% сдача кадровой отчетности в СФР без просрочек и технических ошибок;
• 0 судебных решений в пользу работников при оспаривании увольнений и взысканий;
• Успешное прохождение плановых и внеплановых проверок ГИТ и военкоматов без предписаний и штрафов.