1. Общие положения

1.1. Настоящая должностная инструкция устанавливает трудовые обязанности, права и меру ответственности заведующего канцелярией (руководителя канцелярии / начальника службы делопроизводства и документационного обеспечения) на 2026 год.

1.2. Должность относится к категории руководителей подразделений документационного обеспечения управления (ДОУ).

1.3. Прием на работу и увольнение производятся приказом Генерального директора компании по представлению Руководителя службы управления делами / Аппарата управления.

1.4. Заведующий канцелярией непосредственно подчиняется Руководителю аппарата управления / Директору по правовым и корпоративным вопросам.

1.5. В своей деятельности руководствуется Федеральным законом № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ», Федеральным законом № 152-ФЗ «О персональных данных», национальными стандартами ГОСТ Р 7.0.97-2016, регламентами юридически значимого электронного документооборота (КЭДО/СЭД) 2026 года и Инструкцией по делопроизводству организации.

2. Квалификационные требования к специальности

2.1. Образование: Высшее или среднее профессиональное образование по направлениям подготовки «Документоведение и архивоведение», «Государственное и муниципальное управление» или гуманитарно-юридическое образование.

2.2. Опыт работы: Стаж работы в сфере делопроизводства, документационного обеспечения или архивной службы не менее 2 лет (для выпускников СПО — не менее 3 лет).

2.3. Заведующий канцелярией должен знать:

• Законодательные акты, нормативно-методические документы по документационному обеспечению управления и архивному делу;
• Правила составления, согласования, удостоверения и оформления организационно-распорядительных документов по ГОСТ Р 7.0.97;
• Принципы функционирования систем электронного документооборота (СЭД «Тезис», «1С:Документооборот», «Диадок», «СБИС»);
• Порядок применения усиленных квалифицированных электронных подписей (УКЭП) и машиночитаемых доверенностей (МЧД) 2026 года;
• Правила формирования номенклатуры дел, подготовки дел к архивному хранению и акты об уничтожении документов;
• Основы защиты конфиденциальной информации и персональных данных.

Справочные данные классификаторов профессии

3. Должностные обязанности

Заведующий канцелярией выполняет следующие задачи:

3.1. Управление документооборотом предприятия:

• Организует четкую и слаженную работу канцелярии по приему, первичной обработке, регистрации и распределению входящей, исходящей и внутренней документации.
• Осуществляет непрерывный контроль за прохождением документов, отслеживает контрольные сроки исполнения резолюций Генерального директора руководителями подразделений.
• Проверяет правильность оформления проектов приказов, распоряжений, положений и писем, выносимых на подпись генеральному директору, на соответствие локальным стандартам.
• Обеспечивает оперативное доведение подписанных распорядительных актов до исполнителей в филиалах и подразделениях через систему СЭД.
• Организует отправку почтовой корреспонденции, курьерскую доставку и работу в сервисах юридически значимого ЭДО.

3.2. Архивное дело и контроль регламентов:

• Разрабатывает сводную номенклатуру дел организации, согласовывает сроки хранения документов с экспертной комиссией (ЭК).
• Организует текущее хранение документов в канцелярии и своевременную передачу архивных дел в ведомственный или государственный архив.
• Организует проведение экспертизы ценности документов и оформление актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения.
• Контролирует корректность применения машиночитаемых доверенностей (МЧД) и ЭЦП сотрудниками организации.

4. Права работника

Заведующий канцелярией имеет право:

• Возвращать исполнителям на доработку документы, составленные с грубыми нарушениями правил делопроизводства или без необходимых виз согласования.
• Запрашивать у руководителей подразделений отчеты о состоянии выполнения контрольных поручений руководства компании.
• Вносить предложения по оптимизации маршрутов движения документов и переводу бумажных архивов в цифровой вид.
• Подписывать служебные письма информационного характера и заверять копии распорядительных документов организации.

5. Ответственность

Заведующий канцелярией несет ответственность за:

• Утерю или повреждение документов: утрату оригиналов юридически значимых документов, приказов или договоров.
• Срыв контрольных сроков: несвоевременную регистрацию и передачу в работу предписаний контрольно-надзорных органов и судебных повесток.
• Разглашение конфиденциальных сведений: и персональных данных сотрудников и партнеров компании (ст. 13.11 КоАП РФ).
• Несанкционированное уничтожение: документов постоянного и долговременного хранения без соблюдения процедуры ЭК (ст. 13.20 КоАП РФ).

6. Показатели эффективности (KPI 2026)

• 100% своевременная регистрация входящей корреспонденции в день ее поступления;
• Отсутствие просрочек исполнения контрольных поручений по вине канцелярии;
• Своевременная передача дел в архив и актуализация номенклатуры дел на текущий год;
• 0 фактов утери оригиналов организационно-распорядительных документов.