1. Общие положения

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет должностные полномочия, служебные обязанности и ответственность заведующего отделом административно-хозяйственного и документационного обеспечения (руководителя аппарата управления / управляющего делами) на 2026 год.

1.2. Должность относится к категории руководителей среднего и высшего звена административно-управленческого обеспечения организации.

1.3. Прием на работу и освобождение от нее производятся приказом Генерального директора компании в соответствии с Трудовым кодексом РФ.

1.4. Заведующий отделом непосредственно подчиняется Генеральному директору или Исполнительному директору компании.

1.5. В своей деятельности руководствуется Законом об архивном деле № 125-ФЗ, Федеральным законом № 152-ФЗ «О персональных данных», ГОСТ Р 7.0.97-2016 по делопроизводству, правилами противопожарного режима РФ 2026 года и Уставом компании.

2. Квалификационные требования к специальности

2.1. Образование: Высшее образование (государственное и муниципальное управление, документоведение, менеджмент, экономика или юриспруденция).

2.2. Опыт работы: Стаж работы в сфере административного управления, обеспечения делопроизводства или АХО не менее 3–5 лет (в том числе не менее 2 лет на руководящих позициях).

2.3. Заведующий отделом АХО и документационного обеспечения должен знать:

• Организационную структуру компании, регламенты взаимодействия между департаментами и филиалами;
• Нормативные правовые акты в области документационного обеспечения управления, архивоведения и защиты данных;
• Технологию внедрения и сопровождения систем корпоративного электронного документооборота (СЭД) и КЭДО 2026 года;
• Правила содержания и технической эксплуатации офисной недвижимости, складских и архивных помещений;
• Порядок проведения закупок офисной мебели, IT-периферии, канцтоваров, организации клининга и кейтеринга;
• Правила пожарной безопасности, охраны труда, антитеррористической защищенности офисных центров.

Справочные данные классификаторов профессии

3. Должностные обязанности

Заведующий отделом (руководитель аппарата / управделами) выполняет следующие задачи:

3.1. Управление документационным обеспечением и архивом:

• Организует единую систему делопроизводства компании, контролирует прохождение документов в корпоративной СЭД.
• Осуществляет контроль за соблюдением регламентов согласования и подписания организационно-распорядительных документов генерального директора.
• Организует учет, контроль исполнения контрольных поручений руководства и подготовку еженедельных статус-отчетов.
• Формирует сводную номенклатуру дел, обеспечивает архивное хранение документов и проведение экспертизы их ценности.
• Контролирует защиту персональных данных работников и конфиденциальной корреспонденции при обработке в отделе.

3.2. Административно-хозяйственное обеспечение офиса:

• Обеспечивает комфортные и безопасные условия труда в офисных пространствах компании.
• Взаимодействует с арендодателями, управляющими компаниями бизнес-центров и коммунальными службами.
• Организует закупки офисных расходных материалов, полиграфии, хозяйственного инвентаря и воды, контролирует бюджет расходов.
• Курирует работу секретариата, курьерской службы, клининга, водителей корпоративного автопарка и сотрудников хозяйственной части.
• Организует протокольные мероприятия, приемы делегаций, общие собрания директоров и корпоративные события.

4. Права работника

Заведующий отделом имеет право:

• Возвращать исполнителям на доработку служебные документы, не соответствующие локальным стандартам и ГОСТ Р 7.0.97.
• Запрашивать у всех подразделений отчеты об исполнении поручений генерального директора компании.
• Участвовать в согласовании договоров аренды, технического обслуживания офиса и клининговых контрактов.
• Вносить предложения по оптимизации организационной структуры аппарата управления и штатного расписания.

5. Ответственность

Заведующий отделом несет ответственность за:

• Срыв контрольных сроков исполнения поручений: генерального директора и акционеров компании.
• Утрату и порчу важных документов: оригиналов учредительных документов, распорядительных актов и договоров.
• Несоблюдение противопожарного режима: и санитарных норм в офисных помещениях (ст. 20.4 КоАП РФ).
• Перерасход утвержденного бюджета АХО: неэффективное использование финансовых средств компании на хозяйственные нужды.

6. Показатели эффективности (KPI 2026)

• 100% своевременность обработки входящей и исходящей корреспонденции компании;
• Снижение процента просроченных контрольных поручений аппарата руководства (< 2%);
• Соблюдение утвержденной сметы административно-хозяйственных затрат (без перерасхода);
• Высокий индекс удовлетворенности сотрудников качеством офисной инфраструктуры и сервиса (> 90%).